Cuánto tiempo hay que guardar las facturas (y cómo tenerlas a mano sin papeles)

La respuesta corta: como mínimo cuatro años, contados desde que termina el plazo para presentar el impuesto en el que entra esa factura. Si tu actividad es empresarial, seis años por el Código de Comercio. Y hay casos en los que toca más.

Abajo va el detalle, con ejemplos de fechas, qué cuenta como «guardar» (¿vale una foto?) y cómo hacerlo sin cajas de zapatos.

Los plazos, uno a uno

Por qué cuatro años «y pico»

Los cuatro años no empiezan el día de la factura. Empiezan al día siguiente de que acabe el plazo para presentar la declaración en la que cuenta. Y una misma factura cuenta en dos: en el IVA del trimestre y en la renta del año.

Un ejemplo con una factura de material de marzo de 2026:

• Entra en el IVA del primer trimestre, que se presenta hasta el 20 de abril de 2026. Hacienda puede revisarlo hasta abril de 2030.
• También entra en tu renta de 2026, que se presenta hasta el 30 de junio de 2027. Esa se puede revisar hasta junio de 2031.

Así que, en la práctica: las facturas de un año, guárdalas como mínimo hasta el verano de cinco años después. Las de 2026, hasta julio de 2031.

Y por qué muchas gestorías dicen seis

El artículo 30 del Código de Comercio obliga a los empresarios a conservar libros, documentación y justificantes de su negocio seis años desde el último asiento, aunque Hacienda ya no pueda revisar nada. Si tienes una actividad empresarial (un oficio, un comercio, una reforma), te aplica. Si eres profesional (un diseñador, un fisio), el plazo que manda es el fiscal.

Como la diferencia es pequeña y la duda es grande, la regla sencilla es: guarda seis años y no lo pienses.

Qué tienes que guardar

Según la Agencia Tributaria, los autónomos tienen que conservar:

• Las facturas que recibes: proveedores, gasolina, móvil, seguros, herramientas.
• Una copia de las facturas que emites, también de las rectificativas.
• Los tickets y justificantes de los gastos que te deduces.

Todo con su contenido original y ordenado, y de forma que Hacienda pueda verlo sin demora si te lo pide.

¿En papel o vale en digital?

Depende de cómo te llegó la factura.

• Si te llegó en PDF o por email, ya es digital: guarda el archivo tal cual. No hace falta imprimirla. Lo que sí tienes que asegurarte es de que se pueda abrir y leer durante todo el plazo.
• Si te la dieron en papel (un ticket, una factura impresa), el original es el papel. Para poder tirarlo y quedarte solo con la versión digital hace falta digitalización certificada: escanearla con un programa homologado por la Agencia Tributaria (Orden EHA/962/2007). Una foto con el móvil o un escaneo normal no vale para eso.

Cómo organizarlas sin volverte loco

Lo que pide una gestoría, y lo que te salva en una inspección, es poder encontrar cualquier factura en un minuto. Funciona esto:

1. Una carpeta por año y, dentro, una por trimestre. Es como se presentan el IVA y los pagos a cuenta.
2. Separa emitidas y gastos dentro de cada trimestre.
3. Nombres que se entiendan: fecha, proveedor o cliente e importe. «2026-09-23 Leroy Merlin 60,50.jpg» se encuentra solo; «IMG_4521.jpg», no.
4. Una lista por trimestre (una hoja con fecha, proveedor, base, IVA y total) para no tener que abrir archivo por archivo.
5. Una copia en otro sitio: si el móvil se rompe o el ordenador muere, que no se vaya todo con él.

Qué mirar en una app para guardar tickets y facturas

Si no quieres hacer todo eso a mano, hay apps que lo hacen por ti. Antes de elegir una, comprueba:

• Que sea rápido apuntar un gasto. Si cuesta más de una foto, acabarás dejándolo para el viernes, y el viernes no llega.
• Que lea el ticket: proveedor, fecha, base, IVA y total, sin teclearlos.
• Que guarde la imagen, no solo los importes. La gestoría y Hacienda quieren ver el justificante.
• Que lo ordene por trimestre y te saque el resumen de IVA.
• Que tu gestoría pueda verlo sin que tengas que mandarle fotos sueltas el día 19.
• Que puedas sacarlo todo cuando quieras, en formatos normales (PDF, imagen, hoja de cálculo). Tus papeles son tuyos.
• Que te avise de lo que falta: un gasto sin justificante, un ticket sin desglose de IVA.

Así lo hace tu oficinista, desde WhatsApp

Tu oficinista no es una app más que instalar: es un contacto de WhatsApp. Le mandas la foto del ticket o reenvías la factura del proveedor y:

• Lee el ticket y apunta el gasto con su IVA. Si no lo ve claro, te pregunta.
• Lo asocia al trabajo si es material de una obra, para que sepas si ganas dinero con ella.
• Lo ordena por trimestre con tus facturas emitidas y te avisa si a un gasto le falta el justificante.
• Tu gestoría lo ve en su panel, o le mandas el trimestre entero en un enlace.
• Y, si quieres, te deja una copia en tu Google Drive: una carpeta «Tu Oficinista» con un año y un trimestre por carpeta, tus facturas en PDF, las fotos de los tickets y una hoja de cada trimestre. Se actualiza sola cada vez que apuntas algo. Solo puede tocar esa carpeta, nada más de tu Drive.

Eso es tu copia de trabajo y tu copia de seguridad. No es digitalización certificada, así que el papel sigue guardado en su carpeta. Pero el día que necesites una factura de hace tres años, la tienes en el móvil en un minuto.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo tiene que guardar las facturas un particular?

Si no eres autónomo, no tienes la obligación de conservar facturas como un negocio. Pero sí te conviene guardar cuatro años las que justifican algo de tu renta (alquiler, obras con deducción, donativos), porque Hacienda puede pedírtelas. Y las de compras con garantía, al menos lo que dure la garantía.

¿Veri*factu cambia los plazos?

No. Veri*factu cambia cómo se emiten y registran las facturas, pero la obligación de conservarlas y sus plazos siguen siendo los de siempre.

¿Y si se me ha perdido una factura de un gasto?

Pide un duplicado al proveedor, que tiene que guardar copia de las que emite. Sin factura o justificante, ese gasto y su IVA no se pueden deducir.

¿Puedo guardar las facturas en Google Drive?

Sí. Las que ya te llegan en PDF pueden estar en Drive, Dropbox o tu ordenador, siempre que se mantengan como las recibiste y puedas enseñarlas cuando te las pidan. Las de papel, guárdalas también en papel salvo que las digitalices con un programa homologado.